Dalam rangka menunjang tinjauan manajemen, dilakukan pertemuan rutin berupa Rapat Tinjauan Manajemen tiap 3 bulan oleh GJM untuk melakukan monitor dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses bisnis menuju ketercapaian sasaran mutu berbasing masing-masing sub unit kerja.
Program melakukan Tinjauan manajemen sebelum atau setelah dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) tiap 3-6 bulan sekali, dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Program, seluruh Wakil Ketua Program, MR, pimpinan masing-masing sub unit kerja dan tim GJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Proses tinjauan manajemen kedua ini seperti tertulis pada MP Tinjauan Manajemen.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua Ketua Program Studi dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin Program. Secara eksplisit, tinjauan manajemen diatur dengan Manual Prosedur (MP) tersendiri. Tinjaun manajemen yang dilakukan mencakup 7 poin pembahasan, yaitu:
- hasil audit, yaitu tinjauan terhadap hasil audit sistem dan audit kepatuhan seluruh proses bisnis yang disertai audit silang (cross audit) dalam Program yang melibatkan pimpinan Program, dan Laboratorium. Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Audit Internal.
- umpan balik pelanggan, dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisa umpan balik (feed back) dari semua komponen pelanggan mengenai produk yang telah dihasilkan dengan cara melalui e-complaint UB yang ditangai langsung oleh bagian PSIK
- kinerja proses dan kesesuaian produk, yaitu penilaian kinerja proses bisnis yang telah dilakukan dengan melihat hasil audit, umpan balik, dan indikator pencapaian hasil dari program kerja yang telah ditetapkan.
- status tindakan pencegahan dan tindakan korektif, dilakukan dengan penyampaian penilaian dalam rapat tinjauan manajemen untuk dapat dirumuskan tindakan koreksi terhadap sistem, proses, dan hasil yang tidak sesuai dengan manual mutu dan/atau manual prosedur serta menyiapkan tindakan preventif agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali. Produk yang tidak sesuai dijelaskan secara rinci di Manual Prosedur Produk Yang Tidak Sesuai. Evaluasi dilakukan oleh Program yang tertuang pada Manual Prosedur Penanganan Keluhan & Evaluasi Penanganan Pelangganan.
- tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, yaitu Proses dan hasil dari tindakan koreksi dan preventif, baik yang telah dilakukan maupun yang belum, disampaikan pada rapat pleno berikutnya setelah jangka waktu yang ditetapkan berakhir. Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan.
- perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, yaitu menganalisa perubahan – perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
- saran untuk koreksi, membahas rekomendasi yang harus disampaikan terkait penanganan ketidaksesuaian tersebut, yang bisa dalam bentuk telah diselesaikan atau ditutup (closed) atau masih belum selesai atau open (terbuka) sehingga masih perlu dilakukan penanganan lebih lanjut atau dengan pihak yang lebih luas.
Berikut ini file dokumen laporan tinjauan manajemen FILKOM: