PENGAJUAN BANTUAN DANA FINALIS LOMBA MAHASISWA

Yth. Mahasiswa
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya
Dalam rangka mendukung peningkatan prestasi mahasiswa melalui partisipasi pada berbagai kegiatan lomba akademik maupun non akademik serta upaya tertib administrasi, Fakultas llmu Komputer memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengajukan permohonan bantuan dana kegiatan lomba, dengan ketentuan sebagai berikut:

A. Ketentuan Umum

1. Pengaju adalah mahasiswa aktif Fakultas llmu Komputer pada semester berjalan.
2. Bantuan dana hanya diberikan kepada mahasiswa yang mengikuti lomba yang diselenggarakan secara formal oleh institusi atau organisasi yang sah (perguruan tinggi, kementerian, asosiasi profesional, atau lembaga yang diakui secara nasional
   atau internasional) dan telah mendapatkan konfirmasi resmi dari panitia sebagai peserta.
3. Pengajuan tidak untuk keperluan penggantian biaya dari kegiatan lomba yang sudah dilaksanakan (reimburse).
4. Setiap mahasiswa hanya dapat mengajukan bantuan dana lomba sebanyak banyaknya 3 (tiga) kali dalam 1 (satu) tahun berjalan, baik untuk lomba kategori perorangan maupun beregu.
5. Bantuan dana diberikan berdasarkan hasil verifikasi dan pertimbangan fakultas serta disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada dalam tahun berjalan.
6. Pengajuan yang tidak sesuai dengan Surat Edaran ini tidak akan diproses.

B. Ketentuan Khusus

1. Bantuan dana hanya diberikan kepada mahasiswa yang telah resmi dinyatakan sebagai finalis.
2. Status finalis harus dibuktikan dengan dokumen pendukung yang sah berupa:
   a. Suratketerangan resmi/pengumumam dari panitia lomba
   b. Dokumen pendaftaran yang telah diverifikasi yang menyatakan mahasiswa tersebut sebagai finalis.

C. Mekanisme Pengajuan dan Persetujuan

1. Pengajuan disampaikan kepada Dekan secara tertulis menggunakan formulir yang bisa diakses di melalui link :
   https://filkom.ub.ac.id/kemahasiswaan/layanan-kemahasiswaan/
2. Formulir yang telah diisi dengan lengkap harus sudah diterima Bagian Kemahasiswaan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sebelum tanggal keberangkatan atau pelaksanaan lomba.
3. Segala bentuk perbaikan dokumen pengajuan harus sudah diselesaikan selambat lambatnya 1 (satu) hari sebelum keberangkatan atau pelaksanaan lomba.
4. Bagian Kemahasiswaan akan memasukkan berkas pengajuan ke dalam sistem persuratan untuk mendapatkan persetujuan Pimpinan terkait.
5. Mahasiswa akan mendapatkan persetujuan secara tertulis dari Bagian Kemahasiswaan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum tanggal keberangkatan atau pelaksanaan lomba.

D. Mekanisme Pencairan

1. Pencairan akan dilakukan oleh Bagian Keuangan dalam 2 (dua) tahap untuk setiap pengajuan yang disetujui.
2. Pencairan tahap pertama sebesar 80% (delapan puluh persen) dari dana yang disetujui dan diberikan sebelum pelaksanaan lomba melalui mekanisme yang ditentukan.
3. Pencairan tahap kedua sebesar 20% (dua puluh persen) dari dana yang disetujui dan diberikan setelah mahasiswa menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) secara lengkap sesuai ketentuan.
4. Apabila terdapat penyesuaian atau revisi dokumen pengajuan, mahasiswa wajib menyelesaikannya sebelum pelaksanaan lomba.

E. Besar Dana Khusus Lomba Karya Tulis Ilmiah

1. Dalam hal seluruh anggota tim berasal dari Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya, maka bantuan dana yang diberikan adalah sebesar:
   a. maksimal Rp. 8.000.000,00/tim untuk lomba tingkat internasional
   b. maksimal Rp. 5.000.000,00/tim untuk lomba tingkat nasional
2. Dalam hal mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer tergabung dalam tim lintas fakultas di Universitas Brawijaya, maka bantuan hanya diberikan kepada 1 (satu) mahasiswa FILKOM yang mengusulkan dengan ketentuan:
   a. Maksimal Rp.2.500.000,00 untuk lomba tingkat internasional.
   b. Maksimal Rp.1.500.000,00 untuk lomba tingkat nasional.

F. Mekanisme Pelaporan
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) wajib diserahkan ke bagian Keuangan selambat lambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah pelaksanaan lomba. Format LPJ dapat diakses di:

https://filkom.ub.ac.id/kemahasiswaan/layanan-kemahasiswaan/

G. Sanksi

1. Mahasiswa yang tidak menyerahkan LPJ sesuai ketentuan tidak akan dicairkan sisa dana sebesar 20% (dua puluh persen) dari bantuan yang diterima.
2. Mahasiswa yang belum menyerahkan LPJ tidak diperkenankan mengajukan permohonan bantuan dana lomba berikutnya sampai kewajiban LPJ tersebut dinyatakan selesai oleh fakultas.

H. Ketentuan Tambahan

1. Mahasiswa wajib mengajukan permohonan secara jujur, tertib, dan bertanggung jawab. Apabila di kemudian hari ditemukan pelanggaran terhadap ketentuan yang berlaku, fakultas berhak memberikan sanksi sesuai peraturan yang berlaku.
2. Hal-hal yang belum diatur atau terdapat kekeliruan dalam surat edaran ini akan diatur dan ditetapkan kemudian.

Demikian Surat Edaran ini disampaikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya, atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.

26 Februari 2026
Dekan,

Ir. TRI ASTOTO KURNIAWAN, S.T., M.T., Ph.D., IPM.
NIP 197105182003121001

Surat Edaran no: 01735/DST/UN10.F1501/B/KM/2026