Studi Banding GJM dan UJM FPIK ke PTIIK UB
Jajaran pengurus Gugus Jaminan Mutu (GJM), Unit Jaminan Mutu (UJM) dan PD I Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK) UB melakukan kunjungan studi banding ke Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (PTIIK) UB (23/7). Menurut Prof. Dr.Ir. Sri Andayani, MS., selaku Ketua GJM FPIK UB, kunjungan ini dimaksudkan untuk belajar tentang sistem manajemen kinerja GJM dalam menjaga standard mutu di fakultas serta dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi audit internal dan eksternal, seperti Akreditasi maupun ISO.
“Tujuan kami kesini untuk belajar pada GJM di PTIIK karena hasil ISO PTIIK beberapa waktu lalu cukup bagus, padahal PTIIK termasuk program baru di UB,” ungkap Prof. Dr.Ir. Sri Andayani
Bertempat di Ruang Meeting Ged. A PTIIK UB, acara dibuka dengan sambutan dari Wakil Ketua I Bidang Akademik PTIIK, Ir. Heru Nurwasito dan perkenalan tim pengurus GJM serta UJM PTIIK. Dalam kesempatan itu Rekyan Regasari MP., ST., MT., ketua GJM PTIIK UB menyampaikan secara singkat bagaimana pelaksanaan sistem manajemen kinerja GJM di PTIIK. Dijelaskan bahwa hingga saat ini GJM PTIIK juga masih terus berbenah dari kesalahan dan kekurangan yang menjadi temuan saat beberapa kali menghadapi audit ISO, Akreditasi dan AIM. Rekyan mengatakan kendala utama yang dihadapi saat pertama kali menata sistem manajemen untuk GJM adalah manajemen dokumen. Karenanya kemudian dibuatlah suatu sistem yang diberinama Moniker (Monitoring Kerja). Moniker ini merupakan aplikasi untuk menyimpan berbagai dokumen hasil kinerja bagian serta unit yang ada di PTIIK, antara lain seperti borang, program kerja tahunan, manual prosedur, serta intruksi kerja. Dengan adanya Moniker ini maka administrasi data menjadi lebih mudah, karena semuanya terekam dan tersimpan dengan baik dalam sistem serta mudah diakses jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Moniker ini adalah aplikasi hasil karya Issa Arwani, S.Kom., M.Sc., tenaga pengajar sekaligus SekProdi Informatika/ Ilmu Komputer.
Setelah ada sistem Moniker itu kemudian hal yang perlu dilakukan adalah pengumpulan dokumen pendukung untuk dimasukkan ke dalam sistem. Untuk mengumpulkan dokumen-dokumen tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat. Karenanya diperlukan SDM yang memang bertugas khusus untuk membantu mengumpulkan dokumen dari berbagai bidang, unit dan dosen, serta menguploadnya kedalam sistem. SDM khusus ini dibutuhkan, mengingat pengurus GJM biasanya juga memiliki jabatan lain, misalkan sebagai tenaga pengajar. Sehingga tidak dapat fokus dalam pengurusan pengumpulan dokumen dan berkas yang diperlukan untuk audit.
“Untuk di PTIIK sendiri kami memiliki dua staff yang bertugas untuk membantu GJM dan UJM,” jelas Rekyan.
Meski demikian, menurut Rekyan peran serta bagian dan unit terkait di fakultas tersebut juga sangat penting dalam keberhasilan kinerja GJM. Karena untuk pelaksana teknisnya adalah seluruh bagian dan unit di fakultas.
“Selain itu dukungan pimpinan juga sangat diperlukan. Misalkan kita kesulitan untuk mengambil data dari bagian lain, maka dengan bantuan rekomendasi dari pimpinan pengumpulan data akan lebih mudah,” imbuhnya.
Jika sistem telah terisi konten dokumen dan berjalan dengan baik, maka GJM bersama timnya tetap harus selalu melakukan pembaharuan data secara kontinyu.
“Kalau tahapan-tahapan itu dilakukan setiap hari, tidak hanya saat akan ada audit saja maka akan memudahkan kita kedepannya. Nantinya kapan saja kita akan diaudit tidak akan bingung karena semuanya telah dijalankan secara rutin sehari-harinya,” jelas Rekyan lagi.
Pada akhir acara pihak PTIIK menawarkan bantuan kerjasama untuk FPIK jika membutuhkan sistem yang serupa dengan Moniker untuk membantu administrasi dokumen GJM. Rencananya jika pihak FPIK membutuhkan tenaga ahli dibidang informatika, maka dapat memberikan pengumuman kebutuhan SDM tersebut untuk kemudian dibantu publikasinya pada mahasiswa di PTIIK. [dna]
