Kantor Sekretariat DPRD (Dewan Perwakilan Daerah) Kabupaten Malang merupakan sebuah lembaga otoritas yang mempunyai tugas pokok dalam penyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, dan mendukung tugas DPRD. Kantor sekretariat DPRD Kabupaten Malang sering mengalami kendala proses surat menyurat seperti manajemen surat yang masuk dan surat yang keluar belum terklasifikasi. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar sangat sulit dilakukan, mengakibatkan surat seringkali sulit untuk dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas tata usaha mencatat dalam bentuk Microsoft Excel, hal ini menjadikan sistem pencarian dan perhitungan data belum optimal, karena data surat masuk dan surat keluar belum terklasifikasi. Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Malang yang digunakan untuk membantu proses pencatatan, klasifikasi surat, serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Melihat penjelasan permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengotomatisasi dan mengkoordinasi setiap bagian yang berada pada kantor sekretariat DPRD Kabupaten Malang.